Jedes Unternehmen aber auch Privatperson, die eine Webseite erstellen und verwalten will, steht irgendwann vor der Frage, ob ein bestimmtes System zur Verwaltung und dynamischen Generierung von Webseiten eingesetzt werden soll (ein so genanntes CMS) oder die Website aus statischen Seiten aufgebaut werden kann (und soll), die schon in der Form, in der sie später im Browser angezeigt werden, auf dem Webserver abgelegt werden. Vorher steht aber die Frage: “Was ist eigentlich ein CMS”… was leistet dieses – und: Welche Vor- und Nachteile hat der Einsatz?

Was ist ein CMS?

Ein CMS (Content Management System) ist vereinfach gesagt, eine Software zur Redaktion und Verwaltung von Webseiteninhalten (Content) per Webbrowser. Inhalt und Design werden dabei voneinander getrennt. Die einzelnen Webseiten lassen sich bequem selbständig erstellen und verwalten. Meist werden die mit einem CMS verwalteten Webseiten bzw. Inhalte als “dynamisch” bezeichnet, während Webseiten, die auf HTML basieren als “statisch” bezeichnet werden. Es existieren mittlerweile zahlreiche CM-Systeme, viele werden als Open Source Software angeboten, sind also unter Einhaltung gewisser Voraussetzungen kostenlos.

Wie funktioniert ein CMS und wo liegt der Unterschied zur statischen Webseite?

Bei statischen Webseiten werden einzelne Webseiten erstellt, gespeichert und auf den Webserver kopiert. Vom Webserver aus werden dann die einzelnen Webseiten allen Internet-Usern zur Verfügung gestellt. Ein CMS geht anders vor und ist wesentlich komplexer aufgebaut. Alle eigentlichen Inhalte Ihrer Webseiten werden in einer Datenbank erfasst und gespeichert. Dies sind zumeist der “Hauptinhalt” einer Seite, zusammen. Je nach CMS können Sie aber auch andere Inhaltsbausteine, die an mehreren Stellen wiederverwendet werden, zentral verwalten. Zudem existieren dort Seitenvorlagen, die den restlichen Aufbau einer Webseite darstellen; also praktisch eine “Leerseite” als Muster für zu produzierende Seiten.

Eine Anwendung, die in einer Server-Scriptsprache wie PHP, Programmiersprachen wie ASP.NET oder als echter “Application Server” auf dem Server insalliert ist, ruft die Inhalte aus der Datenbank ab und stellt diese für die Webseite zusammen, wenn eine spezielle Seite durch den Aufruf an einem anderen Rechner angefordert wird. Die fertige Seite übermittelt die Anwendung an den Webserver, von dort aus wird die Seite dann für den jeweiligen Besucher sichtbar gemacht. Damit dies nicht für jede Anfrage erneut durchgeführt werden muss, kann die Anwendung auch fertige Seiten nach der Produktion erhalten (”Caching”), so dass beim nächsten Abruf die bereits fertig produzierte Seite verwendet wird, was die Antwortzeit verkürzt und die Last auf dem Server verringert, weil dieser nicht ständig in der Datenbank nach den angeforderten Inhalten suchen muss. So oder so hat der Anwender eines CMS aber in der Regel nichts mit der “Programmierung” der Webseiten zu tun, sondern er muss nur die Inhalte, Titel und einige andere Informationen für jede Seite definieren.

CMS dienen also dazu, die Arbeit an Inhalten so einfach und effektiv wie möglich zu gestalten. Das CMS ermöglicht eine datenbankbasierte Verwaltung aller Inhalte. Zugeschnitten auf die Anforderungen zur Webseite kann der Content über ein CMS zum Beispiel auch von verschiedenen Nutzern verwaltet werden. Durch die Generierung anhang von Mustern (Templates) besteht zudem die Möglichkeit, die gleichen Inhalte in verschiedenen Varianten anzubieten (z. B. mit einem besonders sparsamen Design für mobile Endgeräte; eine separate Druckansicht etc.).

Welche Vorteile hat ein CMS?

• Unterstützung und Vereinfachung der Inhaltserstellung -verwaltung ohne Programmierkenntnisse
• Dynamisches System: Nicht nur die Seiten werdendynamisch generiert, sondern auch immer ein passendes Menü zur Navigation erstellt, das alle Inhalte erreichbar macht, ohne dass der Anwender sich darum kümmern muss
• Einfache Bedienung – selbst für Laien sind die meisten CMS schnell verständlich und entlasten von den sonst erforderlichen Web- und HTML-Kenntnissen
• Gestaltung ist für den User in der Regel sehr einfach da häufig bereits Vorlage vorhanden
• Mehrere Mitarbeiter können Inhalte pflegen; es können sogar komplette Freigabeprozesse abgebildet werden
• Nutzungsrechte für verschiedene Mitarbeiter
• einfache Erweiterbarkeit
• Trennung von Inhalt, Layout, Technik – das erlaubt auch einen schnellen Wechsel des Designs und beschleunigt zur Not auch dem Unstieg auf ein anderes System
• medienneutrale Datenhaltung möglich

Welche Nachteile hat ein CMS?

• Es bestehen oft Einschränkungen in Grafik und Layout der einzelnen Seiten, da das System den Benutzer in der Positionierung und Verwendung der Inhalte beschränkt
• Aufwendigere Grafik- und Layoutänderungen… wenn z. B. nicht klar ist, ob, wo und wie die Templates angepaßt werden (können)
• komplexere Infrastruktur – Ihr Server benötigt für die Auslieferung statischer Seiten nur ein wenig Speicherplatz; ein CMS setzt bestimmte Technologien voraus, die am Server verfügbar sein müssen (Datenbank, Scriptsprache etc.)
• Potentiell höhere Kosten (z.B. für Entwicklung, Server, technischer Support)
• Höheres Risiko: Fast alle Systeme bieten an der einen oder anderen Stelle Angrifssflächen für Hacker-, Spammer- oder andere Attacken. Wo statische Seiten vergleichweise sicher sind, lauern oft ungeahnte Gefahren für den eigenen Webauftritt, die Integrität der verwendeten Datenbank oder gar die Besucher Ihrer Seiten. Daher auch der folgende Punkt:
• Es sind relativ häufig Systemupdates erforderlich, da viele Standard-CMS weit verbreitet sind und damit gern zum Ziel für Angriffe werden. Außerdem wird ein “aktives” CMS ständig weiterentwickelt und sollte daher auch ohne Sicherheitsprobleme regelmäßig auf einen aktuellen Stand gebracht werden
• Mögliche Zeitverzögerung beim Aufruf der Webseite durch Abruf aller Daten

Entscheidungshilfe: wann ein CMS verwenden?

Ein CMS ist dann geeignet, wenn eine oder mehrere der folgenden Anforderungen bestehen:

1. Die Webseite bietet insgesamt komplexe Inhalte
2. Eine häufige Änderung der Webseiteninhalte ist notwendig
3. Durch eine verstärkte Automatisierung der Pflege soll eine Kostensenkung erreicht werden
4. Mehrere Mitarbeiter sollen Inhalte erarbeiten
5. Ein Freigabeprozess für neue Inhalte wird gefordert
6. Mitarbeiter verfügen über geringe oder gar keine (Web-) Programmierkenntnisse, die Seite soll aber dennoch “interaktiv” sein und daher Funktionen wie Kommentare etc. liefern

Als Entscheidungshilfe kann außerdem die Größe und die Häufigkeit der Änderungen der Webseite herangezogen werden.

• Kleinere Webseiten von bis zu 100 Einzelseiten: Kleinere Webseiten mit weniger häufigen Änderungen können möglicherweise ohne ein CMS auskommen und auf eine klassische HTML Webseite zurückgreifen. Die wenigen Änderungen können dann von einer Agentur oder einem Mitarbeiter mit Grundkenntnissen der Programmierung aus dem eigenen Unternehmen eingestellt werden.

• Mittlere Webseiten von 100 – 10.000 Einzelseiten: Für mittelgroße Webseiten mit regelmäßigen bis täglichen Änderungen kann der Einsatz eines CMS durchaus sinnvoll sein. Eine CMS Mietvariante bietet einen moderaten Preis und lässt die Kosten für die Webpräsenz nicht explodieren. Zudem beinhaltet diese Variante häufig zusätzliche Supportmöglichkeiten durch den CMS-Anbieter. Alternativ wird ein kostenfreies CMS eingesetzt und auf einem vergleichweise günstigen Server oder Hostingpaket betrieben; Datenbanken und PHP stehen in vielen preiswerten Angeboten schon zur Verfügung.

• Große Webseiten: Für den Betrieb einer Webseite mit mehr als 10.000 Einzelseiten, mehren Redakteuren und häufigen Änderungen bietet sich der Einsatz eines CMS auf einem eigenen System an. Das dezidierte System ist flexibler als die Mietvariante und bietet Vorteile wie, die Integration von Back-End Datenbanken, sowie die Einbindung externer Partner oder Mitarbeiter.

Fazit: Content Management Systeme spielen heutzutage eine große Rolle. Bereits für kleine bis mittlere Webseiten sind preisgünstige und leistungsfähige Einsteiger-Lösungen erhältlich. Große Webseiten lassen sich mit CMS bequem managen und pflegen. Es ist aber nicht in jedem Fall ein CMS empfehlenswert. Unternehmen sollten vorab den Bedarf genau analysieren und ggf. auf statische HTML Seiten zurückgreifen, die zuweilen aktualisiert oder erweitert werden.