Bei der Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes spielen zahlreiche Faktoren eine Rolle. Grundsätzlich gelten Projekte die in der vorgesehenen Zeit mit eingeplantem Budget und erfolgreicher Umsetzung der Anforderungen als erfolgreich. Kritischer wird es bei Projekten, die zwar die Vorgaben erfolgreich umgesetzt haben, die aber Zeitvorgaben oder Budget nicht einhalten konnten. Als gescheitert gelten Projekte, deren Vorgaben nie erreicht werden und die nie oder nur in kleinen Teilen umgesetzt werden. Aber was führt dazu, dass Projekte scheitern?

Ursachen ermitteln

Projekte scheitern häufig zum Beispiel aufgrund von folgenden Ursachen:

• Fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung oder den Vorgesetzen
• Fehlende Akzeptanz oder fehlendes Interesse bei der Zielgruppe
• Fehlendes Interesse bei den Projektteilnehmern
• Fehlende Erfahrung beim Projektmanagement
• Fehlende Kenntnisse über notwendige Aspekte während der Projektumsetzung
• Fehlende oder unklar definierte Projektziele
• Fehler in der Budgetplanung
• Konkurrenzdenken und andere Probleme innerhalb von Teamarbeit

Strategien zur Projektrettung

Das ist erst gar nicht zum Scheitern des Projektes kommt, sollte rechtzeitig die Rettung angestrebt werden. Doch wie lässt sich ein Projekt in einer schwierigen Situation noch retten?

1. Projektplan zur “Projektrettung” anlegen

Nach der Ursachenforschung sollte zunächst der bisherige Projektplan überarbeitet oder gänzlich verworfen und ein aktueller Projektplan erstellt werden. Ein aktueller Projektplan ist ein erster Schritt zu Rettung des Projektes. Der aktuelle Projektstand sollte in sinnvolle Teilaufgaben untergliedert werden, die in sich abgeschlossen sind. Hilfestellung bietet ein Projektstrukturplan. Sind die Teilaufgaben festgelegt wird ein realistischer Ablaufplan zur Projektrettung erstellt. Der daraus resultierende Zeitplan liefert Aufschluss und Kontrolle darüber, wie gut das Projekt voranschreitet. Treten erneut Probleme auf, wird dies erkannt und der Projektplan kann ggf. angepasst werden. Eine Abweichung kann somit bei einem Abgleich der Soll- und Istdaten schnell erkannt werden. Zunächst müssen dafür aber die aktuellen Istdaten erfasst werden, der Status Quo transparent sein, die bisherigen Projektkosten aufgestellt werden und vor allem geprüft werden, ob eine Rettung sinnvoll oder überhaupt noch möglich ist.

2. Überblick über den aktuellen Zustand verschaffen

Die Frage nach dem aktuellen Zustand ist entscheidend für das weitere Vorgehen. Wie weit ist das Projekt vorangeschritten, welche Erfolge waren zu verzeichnen? Klassische Kenngrößen zum aktuellen Zustand sind bereits investierte Zeit, Geld, Qualität und Umfang des Projektes.

3. Status Quo transparent darstellen

Die besten aus dem aktuellen Zustand hervorgehenden Erkenntnisse nützen nichts, wenn sie nicht allen Teammitarbeitern, Vorgesetzten, Kunden etc. bekannt sind. Jeder Projektteilnehmer sollte genaue Kenntnis über den Status Quo des Projektes erhalten.

4. Offene Diskussion mit allen Beteiligten

Ein offenes Gespräch mit Team, Vorgesetzen aber auch dem Kunden wirkt oft Wunder. Häufig existieren Ungereimtheiten und Probleme in der bisherigen Kommunikation. Wird eine offene Teamkultur entwickelt, werden weitere Befürchtungen oder Zweifel von vornherein ausgeschlossen. Zusätzlich bietet ein offenes Gespräch die Möglichkeit zu erkennen, ob das Projekt in der Konstellation fortgeführt werden kann, oder an welcher Stelle Änderungen vorgenommen werden müssen.

5. Bisherige Kosten darstellen

Ein wichtiger Faktor für die Projektrettung sind die Kosten. An welcher Stelle steht das Projekt? Sind die ursprünglich angesetzten Kosten noch einzuhalten oder sprengt das Projekt den Budgetrahmen? Übersteigt das Projekt die ursprünglich geplanten Kosten gilt es herauszufinden, ob die Kosten des ersten Projektplans generell falsch kalkuliert oder an welcher Stelle die Ausgaben zu hoch waren. Vorgesetzte und vor allem der Kunde sollten über eventuell höhere Kosten informiert werden. Entscheidet Vorgesetzter oder Kunde, dass die Zusatzkosten nicht tragbar sind, muss entweder ein anderer Wege gesucht werden, mit dem die vorab berechneten Kosten einhaltbar sind oder das Projekt muss beendet werden.

6. Stakeholder identifizieren

Generell gilt es nicht nur Kunde und Vorgesetzte „auf dem Laufenden“ zu halten, sondern herauszufinden, welche Personen „Anspruchsträger“ so genannte Stakeholder sind. Gängige Stakeholder sind zum Beispiel Inhaber, Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten. Die Stakeholder müssen unbedingt in der Projektplanung berücksichtigt werden, denn der beste Plan zur Projektrettung ist zwecklos, wenn zum Beispiel der Kunde nicht bereit ist länger zu warten, der Lieferant nicht rechtzeitig liefern oder die verantwortlichen Mitarbeiter nicht fähig sind. Eventuell müssen bestimmte Stakeholder wie zum Bespiel Lieferanten oder Mitarbeiter ausgetauscht werden, um das Projekt noch zu retten.

7. Risikomanagement aktualisieren (oder nachholen)

Spätestens an dieser Stelle muss auch ein Risikomanagement eingeführt – oder das bestehende Risikomanagement hinterfragt werden. Das aktualisierte Risikomanagement dient dazu, neu hinzugekommene Gefahren für den Projekterfolg zu analysieren und Gegenmaßnahmen vorzubereiten. Risikomanagement kann nachgeholt werden, sollte aber grundsätzlich bereits bei der Projektplanung einbezogen und regelmäßig aktualisiert werden. Nur so kann ein Überblick über alle Risiken, die aus verschiedenen internen und externen Quellen erwachsen und mit unterschiedlicher Eintritts-Wahrscheinlichkeit und zu erwartenden Folgen über dem Projekt schweben, erlangt werden.

Ein großes Projektrisiko ist Unwissenheit. Aus diesem Grund sollten bei erneutem Risikomanagement alle vorhandenen Erfahrungen einfließen. Beim Risikomanagement sollten sowohl Risikoquellen wie Mitarbeiter, Projektleiter, Art des Projektes, Projektplanung als auch Risikofaktoren wie Änderungswünsche, Termintreue von Lieferanten, technische Probleme etc. berücksichtigt werden. In einem weiteren Beitrag finden Sie zusätzliche Informationen zum Risikomanagement  in Projekten.

8. Externe Begutachtung

Neben den bisher genannten Punkten sollte auch eine externe Begutachtung des Projektplanes in Betracht gezogen werden. Häufig entsteht in einem Unternehmen eine einseitige, subjektive Sichtweise oder Projektleiter und Mitarbeiter gehen immer gleiche Wege. Ein externer Gutachter oder Projektmanager kann helfen, eine neue objektive Planung zu erstellen und Fehler zu erkennen, um das Projekt retten. Oft hilft es auch dem Team, eine möglichst objektive externe Meinung zur eigenen Leistung zu erhalten und ggf. auch neue Impulse für die Planung, Durchführung und Kontrolle des Projektverlaufs zu erhalten; z. B. durch nach dem Review des Projekts erfolgenden Schulungen in den identifizierten Problembereichen – das verbessert oft auch die internen Chancen im Unternehmen, das Projekt in das richtige Licht zu rücken und zu demonstrieren, dass man zum Umdenken bereit ist… und den Ernst der Lage erkannt hat.

9. Strategie für alle Argumente zum „Aus“ entwickeln

Es existieren häufig mehrere Gründe, warum ein Projekt vor dem „Aus“ steht. Alle Argumente sollten akribisch aufgelistet und Gegenmaßnahmen aufgestellt werden. Gibt es schwerwiegende Gründe, zu denen kein Lösungsansatz gefunden werden kann, muss die Frage gestellt werden, ob das Projekt überhaupt in der Form umsetzbar ist.

10. Konsequenzen des vorzeitigen Endes genau aufstellen

Was ist, wenn das Projekt vor dem „Aus“ steht? Welche Konsequenzen erwarte das Unternehmen zum Beispiel bei Nichteinhaltung von Verträgen, Zeiten oder Kosten? Die Konsequenzen bei Abbruch eines Projektes können sehr weitreichend sein und müssen vorab genau durchdacht werden. Besteht zum Beispiel ein Schadensersatzanspruch muss geprüft werden, ob die Kosten dafür nicht weit über den Kosten einer Projektfortführung liegen würden.

11. Ausweichszenarien entwickeln, Projekt modifizieren

Neben dem eigentlich überarbeiteten oder neu erstellten Projektplan, sollten Ausweichszenarien entwickelt werden, die bei Problemen die Fortführung des Projektes sichern (zum Beispiel weiterer Lieferant, zusätzliche Mitarbeiter etc.) Je nach Entwicklung muss das Projekt ggf. an die aktuellen Bedingungen angepasst werden.

12. Ergebnisse realistisch betrachten: Lohnt sich eine Rettung des Projekts noch?

Zum Abschluss sollte das Ergebnis realistisch betrachtet und das Für und Wieder abgewägt werden. Ist eine Rettung nach den oben analysierten Punkten aussichtslos, muss das Projekt abgebrochen und Schadensbegrenzung betrieben werden.