Bereits seit 01.01.2007 ist der Begriff der Geschäftsbriefe in den Gesetzestexten zur Signaturenpflicht auf “gleichviel welcher Form” erweitert worden. „Gleichviel welcher Form“? Das bedeutet soviel wie: Auch für die E-Mail Korrespondenz gelten die gleichen Vorschriften wie für alle Geschäftsbriefe. Gemäß der Regelung ist neben der Geschäftskorrespondenz in Papierform wie Briefe und Rechnungen auch via Mail übermittelte Korrespondenz als Geschäftsbrief anzusehen. Der Gesetzgeber benennt den geschäftlichen E-Mail Versand zwar nicht explizit, aber wer geschäftliche E-Mails versendet, unterliegt der Signaturenpflicht und muss in seiner E-Mail bestimmte Pflichtinformationen angeben.

Welche Angaben müssen in der E-Mail Signatur enthalten sein?

Der Paragraph 37a des Handelsgesetzbuches (HGB) regelt die Inhalte in im Absatz (1): „Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.“

Das GmbH Gesetz und das Aktiengesetz fordern im § 35 a bzw. § 80 des Weiteren die Aufführung „alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.“

• Kurzübersicht Pflichtangaben:
• Firma/Unternehmensbezeichnung
• Ort der Unternehmensniederlassung
• zuständiges Registergericht
• falls vorhanden: Handelsregisternummer oder andere Registernummer
• Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Inhaber, Geschäftsführer, Vorsitzende

In den Gesetzestexten nicht geregelt sind weitere Angaben wie Telefonnummer, Fax, E-Mail Adresse oder Webseite. Sie sind folglich keine Pflichtangaben für die Signatur. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten eine leichte und schnelle Rückantwort für den Empfänger und gehören mittlerweile als fester Bestandteil zur E-Mail Signatur. Die Angaben der E-Mail Signatur sollten als reiner Text in der Email enthalten sein. Eine Graphik mit den Daten oder ein Link zu einer Webseite entspricht nicht der vorgesehenen Form.

Je nachdem, welche Unternehmensform vorhanden ist, existieren verschiedene Pflichtangaben für die Signatur der geschäftlichen E-Mails. Hier einige Beispiele zu verschiedenen Unternehmensformen:

• Pflichtangaben Gewerbetreibende, Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag
  • Name des Unternehmens
  • Angabe eines Nachnamens und mindestens ein ausgeschriebener Vorname
  • § 15b GewO ladungsfähige Adresse keine Postfachadresse

• Pflichtangaben einer GbR
  • 15 b Gewerbeordnung: Angabe des Vor- und Nachnamens eines jeden Gesellschafters ladungsfähige Anschrift
  • Zusatz “GbR” empfohlen

• Pflichtangaben einer GmbH
  • Firma lt. Handelsregister, Rechtsformzusatz “GmbH“
  • Sitz der Gesellschaft
  • zuständige Registergericht
  • die Handelsregisternummer
  • Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname jedes Geschäftsführers
  • ist Aufsichtsrat vorhanden: Aufsichtsratvorsitzender Nachname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname

• Pflichtangaben einer OHG
  • Firma lt. Handelsregister, Rechtsformzusatz “OHG” oder “KG”
  • Sitz der Gesellschaft
  • zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
  • Gesellschafter, wenn Gesellschafter keine natürliche Person, sondern eine GmbH oder AG (z. B. GmbH & Co.KG)

• Pflichtangaben einer AG
  • Firma lt. Handelsregister, Rechtsformzusatz “AG”
  • Sitz der Gesellschaft
  • zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer
  • Nachname und mind. ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder
  • Nachname und mind. ein ausgeschriebener Vorname des Vorstandsvorsitzenden und Aufsichtsratsvorsitzenden

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für E-Mail Signaturen?

Wie jeder Verordnung in Deutschland hat auch die Pflicht für die Signatur von Geschäftsemails eine Gesetzesgrundlage. Die zugehörigen Paragraphen finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB) § 37a, im GmbH-Gesetz (GmbHG) § 35a, sowie im Aktiengesetz § 80. Die Paragraphen sind seit dem 01.01.2007 Erweiterungen zu dem “Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“.

Wer ist zur E-Mail Signatur verpflichtet?

Zur E-Mail Signatur verpflichtet sind alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches HGB (Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt (§ 1 HGB), oder wer aus anderen Rechtsgründen im HGB als Kaufmann eingeordnet wird (§§ 2 ff. HGB)), sowie deren Mitarbeiter. Seit dem 22.05.2007 besteht ebenso für nicht in das Handelsregister eingetragene Unternehmen wie zum Beispiel Einzelunternehmer die Pflicht einer E-Mail Signatur. Werden E-Mails zu rein privaten Zwecken versendet, ist keine Signatur erforderlich.

Welche Konsequenzen hat ein Verstoß gegen die E-Mail Signaturenpflicht?

Bei fehlender Signatur drohen Abmahnungen inklusive Abmahngebühren und Zwangsgelder je nach Unternehmensform. Mögliche Sanktionen sehen je Gesellschaftsform so aus:

• Gewerbetreibende, Einzelunternehmen ohne Handelsregistereintrag: Bußgelder von bis zu 1000 EUR (vgl. § 146 III Gewerbeordnung GewO)

• GbR: Siehe Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag

• GmbH: Androhung von Zwangsgeldern durch die Registergerichte bis max. 5000 EUR
  Festsetzung erst, wenn Beschuldigte anschließend immer noch keinen gesetzlich einwandfreien Geschäftsbrief vorlegt (vgl. § 79 I GmbHG)

• OHG: Siehe GmbH, aber andere Gesetzesgrundlage (vgl. § 125a II HGB)

• AG: Wie GmbH, aber andere Gesetzesgrundlage (vgl. § 407 AktG)